Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana karena itulah diperlukan visi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis. Selain arsip surat, kegiatan ini juga meliputi penataan data aset, data kepegawaian dan kinerja pegawai.

DASAR HUKUM

Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Kelebihan Aplikasi Penataan Arsip Khasanah Konsultama

1. Aplikasi penataan arsip dapat diintegrasikan dengan sistem monitoring evaluasi (E-monev) bahkan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan (SAKIP) yang notabene merupakan integrasi dari sistem perencanaan, sistem penganggaran dan sistem pelaporan kinerja, yang selaras dengan pelaksanaan sistem akuntabilitas keuangan.
2. Sistem penataan arsip dilengkapi dengan akivitas kinerja yang dapat digunakan semua user dari level user pegawai SKPD sampai level pimpinan sehingga kinerja dapat dipantau pada dashboard sistem.
3. Sistem dilengkapi dengan fitur perintah disposisi pada menu atribut surat untuk user pimpinan kepada pegawai dibawahnya.
4. Pada sistem penataan arsip terdapat menu Aset dengan sub menu Aset dokumen, dan Aset Peralatan dan Mesin.
5. Pada menu kinerja yang digunakan sebagai halaman posting kinerja juga terdapat menu rekap kinerja yang digunakan sebagai keperluan dokumentasi yang difilter berdasarkan tanggal timeline posting kinerja.